Hướng dẫn thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật mới nhất 2025

Mục lục

Kể từ ngày 3/7/2025, Bộ Tài chính đã chính thức ban hành Quyết Định 2354/QĐ-BTC về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp. Trong đó, nổi bật nhất là quy định mới về thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH và công ty cổ phần.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn đầy đủ, chi tiết quy trình thực hiện thủ tục, hình thức nộp hồ sơ, cách công bố thông tin, đối tượng thực hiện, và các quy định đều kiện và lệ phí áp dụng theo quy định mới nhất.

I. Quy định mới về thay đổi người đại diện theo pháp luật

Theo Quyết định 2354/QĐ-BTC ngày 03/7/2025, Bộ Tài chính đã sửa đổi thủ tục hành chính trong lĩnh vực thành lập và hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó, quy định cụ thể về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH và công ty cổ phần được làm rõ như sau.

II. Các hình thức nộp hồ sơ thay đổi

1. Nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

Công ty nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở. Cơ quan này sẽ cấp Giấy biên nhận và hẹn trả kết quả.

Trong 3 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, sẽ có văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

2. Nộp hồ sơ trực tuyến

Người nộp sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, kê khai thông tin, đính kèm tài liệu và ký số/ xác thực hồ sơ.

Nếu hồ sơ đủ điều kiện, sẽ được cấp đăng ký doanh nghiệp và gửi thông báo qua hệ thống. Trường hợp cần chỉnh sửa, cũng sẽ có thông báo điện tử để bổ sung hồ sơ.

III. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp sau thay đổi

Doanh nghiệp sau khi được cấp giấy chứng nhận mới phải công bố công khai trên Cổng thông tin quốc gia và nộp phí theo quy định.

Nội dung công bố gồm:

Nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Ngành nghề kinh doanh;
Danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).

Thời hạn công bố là 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận.

IV. Thành phần hồ sơ cần có

Trường hợp đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi (Mẫu số 13 – Thông tư 68/2025/TT-BTC).
Nghị quyết/quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật:

Chủ sở hữu công ty (TNHH 1 thành viên);
Hội đồng thành viên (TNHH 2 thành viên trở lên);
Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (công ty cổ phần).

Trường hợp thay đổi người đại diện do sự kiện đặc biệt (chết, bị truy cứu, mất tích,…), thay nghị quyết bằng văn bản xác nhận tình trạng của người cũ và do thành viên còn lại ký.
Giấy tờ ủy quyền nếu người ký không phải đại diện hợp pháp.
Căn cước công dân/hộ chiếu bản sao của người được bổ nhiệm.

V. Quy định về người ký hồ sơ

Người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể là:

Chủ tịch HĐTV/Chủ tịch công ty (TNHH);
Chủ tịch HĐQT (cổ phần);
Người được ủy quyền trong các trường hợp Chủ tịch không thể thực hiện quyền và nghĩa vụ theo luật định.

VI. Thủ tục ủy quyền

Nếu ủy quyền cho cá nhân: cần có văn bản ủy quyền (không bắt buộc công chứng).

Nếu ủy quyền cho tổ chức hoặc đơn vị bưu chính: cần hợp đồng ủy quyền, giấy giới thiệu, bản sao phiếu gửi hồ sơ.

Người ủy quyền và được ủy quyền phải xác thực điện tử. Nếu chưa có tài khoản định danh thì phải nộp bản sao căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ tương đương.

VII. Phí và lệ phí

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: bằng 50% theo Thông tư 47/2019/TT-BTC (hoặc theo Thông tư 64/2025/TT-BTC nếu có hỗ trợ).
Phí công bố nội dung: 100.000 đồng/lần.
Miễn lệ phí nếu nộp hồ sơ trực tuyến.

VIII. Các trường hợp bị từ chối cấp đăng ký

Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể từ chối cấp đăng ký doanh nghiệp nếu:

Doanh nghiệp vi phạm thuộc trường hợp bị thu hồi giấy chứng nhận;
Đang giải thể;
Không hoạt động tại địa chỉ đăng ký;
Có yêu cầu tạm ngừng thủ tục từ cơ quan tố tụng hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

IX. Điều kiện để được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Ngành nghề không bị cấm đầu tư;
Tên doanh nghiệp hợp lệ;
Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ;
Đã nộp đầy đủ lệ phí theo quy định.

Tóm lại, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình, thành phần hồ sơ, quy định về xác thực điện tử và nghĩa vụ công bố khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, đặc biệt trong bối cảnh chính sách số hóa ngày càng được đẩy mạnh từ năm 2025.

CÔNG TY LUẬT TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NEW & NEW

Địa chỉ trụ sở chính: 3A Đồng Nai, Phường 2, quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.

Tổng đài tư vấn: 090.180.6668

Email: info@newlawfirm.com.vn

Website:https://newlawfirm.com.vn/