Hướng dẫn mới về hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế và bổ sung nhiều quy định quan trọng về hóa đơn điện tử nghị định 70/2025, đặc biệt là trách nhiệm của doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ, cùng quy trình xử lý sai sót, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

I. Hiệu lực và phạm vi điều chỉnh của Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nghị định 70/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành nhằm sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Đây là bước điều chỉnh quan trọng trong bối cảnh chuyển đổi số ngành thuế, phù hợp với Luật Quản lý thuế năm 2019 và nhu cầu thực tiễn của cộng đồng doanh nghiệp, hộ kinh doanh.

Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 01/6/2025, áp dụng cho:

• Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

• Cơ quan thuế các cấp;

• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử;

• Cơ quan, tổ chức khác có liên quan đến hoạt động sử dụng hóa đơn, chứng từ thuế.

II. Sáu điểm mới nổi bật trong hóa đơn điện tử nghị định 70/2025

1. Cụ thể hóa hình thức hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được sử dụng trong các trường hợp:

• Người nộp thuế là hộ, cá nhân kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai thuế;

• Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế;

• Doanh nghiệp mới thành lập chưa được cấp quyền tự phát hành hóa đơn.

Cơ quan thuế sẽ cấp mã xác thực cho từng hóa đơn qua hệ thống điện tử.

2. Bổ sung mẫu hóa đơn điện tử

Nghị định ban hành kèm các mẫu hóa đơn điện tử cập nhật, có tính chuẩn hóa, bao gồm:

• Mẫu hóa đơn GTGT;

• Mẫu hóa đơn bán hàng;

• Hóa đơn bán tài sản công;

• Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử,…

Mẫu hóa đơn có đầy đủ các chỉ tiêu như: số hóa đơn, ký hiệu, thời điểm lập, mã số thuế bên mua – bên bán,…

3. Làm rõ trách nhiệm tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải:

• Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật hoạt động ổn định;

• Cung cấp dịch vụ đúng theo nội dung được Tổng cục Thuế cấp phép;

• Lưu trữ dữ liệu hóa đơn, đảm bảo an toàn thông tin;

• Báo cáo hoạt động cung cấp dịch vụ định kỳ cho cơ quan thuế.

4. Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Người bán hàng chỉ được in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy trong trường hợp phục vụ cho việc lưu trữ nội bộ hoặc cung cấp cho người mua không có điều kiện sử dụng phương tiện điện tử.

Bản chuyển đổi phải có dòng chữ: “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử”, và không có giá trị pháp lý như bản gốc.

5. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

• Trường hợp chưa gửi hóa đơn cho cơ quan thuế: được phép xóa bỏ và lập hóa đơn mới.

• Trường hợp đã gửi cho cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua: phải thông báo hủy, lập lại và gửi kèm theo văn bản giải trình.

• Trường hợp đã gửi cho cả hai bên: phải lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định tại Điều 19 của Nghị định.

6. Tăng cường xử phạt hành vi vi phạm

Nghị định bổ sung các chế tài cụ thể với tổ chức, cá nhân vi phạm như:

• Sử dụng hóa đơn điện tử không đúng thời điểm;

• Lập sai thông tin hóa đơn;

• Không truyền dữ liệu kịp thời đến cơ quan thuế;

• Lợi dụng hóa đơn để trốn thuế, gian lận.

III. Các đối tượng bắt buộc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định, bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử đối với:

• Doanh nghiệp mới thành lập;

• Hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai;

• Các tổ chức đang sử dụng hóa đơn giấy tự in hoặc đặt in.

Các đối tượng này cần thực hiện đăng ký và triển khai hóa đơn điện tử trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc hoạt động kinh doanh.

IV. Hướng dẫn thực hiện: Hồ sơ và quy trình áp dụng

1. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử:

• Mẫu 01/ĐK-HĐĐT (ban hành kèm theo Nghị định);

• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử nội bộ (đối với tổ chức);

• Hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

2. Quy trình đăng ký:

• Gửi hồ sơ điện tử đến cơ quan thuế;

• Nhận phản hồi trong vòng 01 ngày làm việc;

• Kích hoạt phần mềm xuất hóa đơn theo mẫu đã đăng ký.

V. Khuyến nghị cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh

Để đảm bảo tuân thủ và tránh rủi ro, người nộp thuế cần:

• Chuẩn bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật và phần mềm kế toán phù hợp;

• Tìm hiểu, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín;

• Đào tạo nhân sự kế toán, hành chính về quy trình sử dụng hóa đơn mới;

• Phối hợp với cơ quan thuế và tổ chức hỗ trợ để kịp thời xử lý vướng mắc phát sinh.

VI. Kết luận

Nghị định 70/2025/NĐ-CP mang đến nhiều điều chỉnh quan trọng, phù hợp với lộ trình chuyển đổi số ngành thuế, góp phần nâng cao hiệu lực quản lý và giảm thủ tục hành chính cho doanh nghiệp. Việc nắm rõ các nội dung mới về hóa đơn điện tử nghị định 70/2025 sẽ giúp tổ chức, cá nhân chủ động tuân thủ và ứng dụng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

CÔNG TY LUẬT TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NEW & NEW

Địa chỉ trụ sở chính: 195 Nguyễn Hồng Đào, Phường Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.

Tổng đài tư vấn: 090.180.6668

Email: info@newlawfirm.com.vn

Website:https://newlawfirm.com.vn/