Quy trình công chứng điện tử trực tiếp được quy định tại Nghị định 104/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 1/7/2025, gồm 9 bước công chứng minh bạch, hiện đại.

Quy trình công chứng điện tử trực tiếp chính thức được pháp luật ghi nhận tại Nghị định 104/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành, hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng năm 2024. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, mở đường cho hoạt động công chứng hiện đại hóa, điện tử hóa toàn bộ quy trình giao dịch dân sự.

9 bước quy trình công chứng điện tử trực tiếp theo Nghị định 104/2025

Theo quy định tại Điều 43, Điều 42, Điều 50 của Luật Công chứng 2024, được hướng dẫn chi tiết bởi Điều 8 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, quy trình công chứng điện tử trực tiếp bao gồm 9 bước sau:

 Bước 1 – Thực hiện các công việc chuẩn bị theo quy định của Luật Công chứng

Người yêu cầu công chứng và công chứng viên thực hiện đầy đủ các công việc được quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 43 của Luật Công chứng. Đây là bước xác lập thông tin ban đầu để tiến hành quy trình công chứng điện tử trực tiếp.

Bước 2 – Khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trực tiếp

Giao dịch được khởi tạo bởi công chứng viên trên nền tảng công chứng điện tử, bao gồm:

• Tài khoản công chứng viên;

• Tài khoản của người yêu cầu công chứng và các bên tham gia giao dịch (nếu có).

Bước 3 – Tải văn bản giao dịch lên nền tảng điện tử

Công chứng viên tải lên nền tảng văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản đã được người có thẩm quyền ký số theo khoản 2 Điều 50 của Luật Công chứng.

Bước 4 – Kiểm tra, đọc và xác nhận nội dung giao dịch

Người yêu cầu công chứng tự đọc nội dung hoặc đề nghị công chứng viên đọc. Việc xác nhận rõ ràng nội dung là cơ sở để tiến tới bước xác thực nhân thân.

Bước 5 – Xuất trình giấy tờ và chuyển đổi thành dữ liệu điện tử

Người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ theo khoản 7 Điều 42 Luật Công chứng. Công chứng viên kiểm tra, đối chiếu với dữ liệu (nếu có). Nếu hợp lệ, các giấy tờ này sẽ được chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu và lưu trữ trên hệ thống công chứng điện tử.

Bước 6 – Nhận diện nhân thân và chứng kiến ký số

Công chứng viên xác thực nhân thân người tham gia giao dịch và chứng kiến việc ký số của họ vào văn bản điện tử.

Bước 7 – Kiểm tra chữ ký số và ký chứng nhận

Sau khi ký số, công chứng viên thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số, ký số vào lời chứng và gắn dấu thời gian.

Bước 8 – Gửi văn bản công chứng điện tử

Tổ chức hành nghề công chứng:

• Ghi số văn bản;

• Ký số và gắn dấu thời gian;

• Thu phí công chứng và giá dịch vụ;

• Gửi văn bản công chứng điện tử qua email hoặc nền tảng lưu trữ theo thông tin đã đăng ký của người yêu cầu công chứng.

Bước 9 – Lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử

Tổ chức hành nghề công chứng vào sổ công chứng điện tử và lập, lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng điện tử theo quy định tại Luật Lưu trữ và Luật Công chứng.

Đặc điểm nổi bật của quy trình công chứng điện tử trực tiếp

• Không sử dụng giấy tờ bản cứng, tất cả hồ sơ được xử lý, lưu trữ dưới dạng điện tử;

• Ký số an toàn và hợp lệ, đảm bảo tính pháp lý tương đương công chứng truyền thống;

• Áp dụng cho 100% giao dịch dân sự, ngoại trừ một số trường hợp công chứng điện tử trực tuyến (ví dụ: di chúc);

• Giao dịch được bảo mật, có dấu thời gian và truy xuất qua mã định danh, QR code.

Lưu ý khi thực hiện công chứng điện tử trực tiếp

• Người yêu cầu công chứng cần có thiết bị điện tử kết nối internet, có tài khoản định danh và chữ ký số hợp lệ.

• Tài liệu, hồ sơ cung cấp phải rõ ràng, hợp lệ và có thể chuyển đổi thành dữ liệu điện tử.

• Chỉ các tổ chức hành nghề công chứng được cấp phép mới được triển khai công chứng điện tử theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP.

Kết luận

Quy trình công chứng điện tử trực tiếp theo Nghị định 104/2025 là minh chứng cho việc số hóa hoạt động công chứng, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp trong việc giao kết các giao dịch dân sự. Quy trình này không chỉ đảm bảo tính pháp lý đầy đủ mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số quốc gia trong lĩnh vực pháp luật.

Để hiểu tổng quan hơn về khái niệm công chứng điện tử, các hình thức áp dụng và quy định cụ thể về chụp ảnh, lưu trữ hồ sơ khi công chứng, bạn có thể xem thêm bài viết:
Công chứng điện tử theo Nghị định 104/2025 là gì?

CÔNG TY LUẬT TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NEW & NEW

Địa chỉ trụ sở chính: 3A Đồng Nai, Phường 2, quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.

Tổng đài tư vấn: 090.180.6668

Email: info@newlawfirm.com.vn

Website:https://newlawfirm.com.vn/