Thủ Tục Cấp Giấy Chứng Nhận An Toàn Thực Phẩm: Hồ Sơ Và Quy Trình

Kinh doanh thực phẩm là ngành nghề có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng. Vì vậy, trước khi chính thức hoạt động, cơ sở sản xuất, chế biến hoặc kinh doanh thực phẩm cần xác định mình có thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận an toàn thực phẩm hay không.

Theo quy định hiện hành, cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm phải có Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm khi hoạt động, trừ những trường hợp được pháp luật miễn cấp giấy.

I. Cơ Sở Nào Phải Thực Hiện Thủ Tục Cấp Giấy Chứng Nhận An Toàn Thực Phẩm?

Về nguyên tắc, các cơ sở trực tiếp sản xuất, chế biến, kinh doanh thực phẩm hoặc cung cấp dịch vụ ăn uống phải thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận an toàn thực phẩm nếu không thuộc trường hợp được miễn. Một số loại hình thường phải xin Giấy chứng nhận gồm: cơ sở sản xuất, chế biến thực phẩm; nhà hàng, quán ăn, cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống; cơ sở cung cấp suất ăn sẵn; bếp ăn tập thể có đăng ký ngành nghề kinh doanh thực phẩm; cơ sở vừa sản xuất vừa kinh doanh thực phẩm.

Theo Điều 17 Nghị định 46/2026/NĐ-CP, các trường hợp không thuộc diện cấp Giấy chứng nhận gồm: sản xuất ban đầu nhỏ lẻ; sản xuất, kinh doanh thực phẩm không có địa điểm cố định; sơ chế nhỏ lẻ; kinh doanh thực phẩm nhỏ lẻ; kinh doanh thực phẩm bao gói sẵn, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến, vi chất dinh dưỡng; sản xuất, kinh doanh dụng cụ, vật liệu bao gói, chứa đựng thực phẩm; nhà hàng trong khách sạn, khu căn hộ du lịch, khu biệt thự du lịch; bếp ăn tập thể không đăng ký ngành nghề kinh doanh thực phẩm; kinh doanh thức ăn đường phố.

Cần lưu ý: không thuộc diện cấp Giấy chứng nhận không đồng nghĩa được miễn tuân thủ các điều kiện về an toàn thực phẩm. Những cơ sở này vẫn phải bảo đảm điều kiện vệ sinh, nguồn gốc nguyên liệu, trang thiết bị và sức khỏe của người trực tiếp chế biến.

II. Điều Kiện Để Được Cấp Giấy Chứng Nhận An Toàn Thực Phẩm

Theo Điều 34 Luật An toàn thực phẩm năm 2010, cơ sở được cấp Giấy chứng nhận khi đáp ứng hai nhóm điều kiện cơ bản. Thứ nhất, cơ sở phải có đủ điều kiện bảo đảm an toàn thực phẩm phù hợp với loại hình sản xuất, kinh doanh. Thứ hai, cơ sở phải đăng ký ngành, nghề kinh doanh thực phẩm trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc giấy tờ đăng ký tương ứng.

Trên thực tế, cơ sở cần chuẩn bị và duy trì các điều kiện sau: địa điểm và diện tích phù hợp, có khoảng cách an toàn với nguồn ô nhiễm; đủ nước sạch phục vụ chế biến, vệ sinh; trang thiết bị, dụng cụ chế biến, bảo quản và vận chuyển phù hợp; dụng cụ riêng cho thực phẩm sống và thực phẩm chín; biện pháp phòng, chống côn trùng; hệ thống thu gom, xử lý rác và chất thải; nguyên liệu thực phẩm có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng; người trực tiếp chế biến đáp ứng yêu cầu sức khỏe và kiến thức an toàn thực phẩm; cơ sở lưu giữ hồ sơ, hóa đơn để phục vụ truy xuất nguồn gốc.

Đối với cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, khu vực chế biến cần được bố trí hạn chế nhiễm chéo giữa thực phẩm sống và thực phẩm đã qua chế biến. Thực phẩm phải được bảo quản phù hợp và có biện pháp ngăn bụi bẩn, côn trùng xâm nhập.

III. Hồ Sơ Đề Nghị Cấp Giấy Chứng Nhận An Toàn Thực Phẩm

Một bộ hồ sơ đề nghị thực hiện thủ tục cấp giấy chứng nhận an toàn thực phẩm thông thường gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận theo mẫu áp dụng đối với từng lĩnh vực.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương, trong đó có ngành nghề kinh doanh thực phẩm phù hợp.
• Bản thuyết minh về cơ sở vật chất, trang thiết bị và dụng cụ, thể hiện mặt bằng, khu vực chế biến, quy trình sản xuất, hệ thống bảo quản, vệ sinh và xử lý chất thải.
• Giấy xác nhận đủ sức khỏe của chủ cơ sở và người trực tiếp sản xuất, chế biến, kinh doanh thực phẩm do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền cấp.
• Danh sách hoặc giấy tờ xác nhận việc tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm của chủ cơ sở và những người trực tiếp tham gia sản xuất, kinh doanh thực phẩm.
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).

Tùy loại hình cơ sở và cơ quan tiếp nhận, hồ sơ có thể phải kèm theo sơ đồ mặt bằng, sơ đồ quy trình chế biến, danh sách người lao động hoặc các biểu mẫu chuyên ngành khác. Trước khi nộp, cơ sở cần đối chiếu mẫu hồ sơ đang được công bố trên hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của địa phương.

IV. 4 Bước Thực Hiện Thủ Tục Cấp Giấy Chứng Nhận An Toàn Thực Phẩm

Bước 1 — Xác định cơ quan có thẩm quyền

Việc tiếp nhận và cấp Giấy chứng nhận được phân chia theo nhóm sản phẩm, lĩnh vực quản lý và sự phân cấp tại từng địa phương. Tùy trường hợp, hồ sơ có thể thuộc thẩm quyền của cơ quan chuyên môn về Y tế; Công Thương; Nông nghiệp và Môi trường; hoặc cơ quan, đơn vị được UBND cấp tỉnh phân cấp, ủy quyền. Cơ sở cần căn cứ vào sản phẩm chủ yếu hoặc loại hình hoạt động của mình để xác định đúng cơ quan tiếp nhận — nộp sai cơ quan là một trong những nguyên nhân phổ biến làm kéo dài thời gian xử lý.

Bước 2 — Nộp hồ sơ

Cơ sở có thể nộp hồ sơ theo một trong các phương thức: nộp trực tiếp; gửi qua dịch vụ bưu chính; nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của địa phương. Đối với lĩnh vực Nông nghiệp và Môi trường hoặc Công Thương, nếu hồ sơ cần bổ sung, cơ quan tiếp nhận phải thông báo bằng văn bản trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ. Cơ sở có 30 ngày để hoàn thiện; quá thời hạn mà không bổ sung thì hồ sơ không còn giá trị và phải nộp lại.

Bước 3 — Thẩm định thực tế tại cơ sở

Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền tiến hành kiểm tra thực tế tại cơ sở. Nội dung thẩm định tập trung vào: điều kiện địa điểm và mặt bằng; bố trí khu vực chế biến; trang thiết bị và dụng cụ; nguồn nước; điều kiện bảo quản; việc phân biệt thực phẩm sống, thực phẩm chín; hồ sơ nguồn gốc nguyên liệu; điều kiện sức khỏe và kiến thức của người chế biến; biện pháp xử lý chất thải và phòng chống côn trùng. Đối với lĩnh vực Y tế, thời hạn thẩm định là 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; đối với lĩnh vực Nông nghiệp và Môi trường, Công Thương là 15 ngày làm việc.

Bước 4 — Cấp Giấy chứng nhận hoặc yêu cầu khắc phục

Trường hợp cơ sở đáp ứng đầy đủ điều kiện, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả thẩm định đạt yêu cầu (đối với lĩnh vực Nông nghiệp và Môi trường hoặc Công Thương). Nếu cơ sở chưa đạt nhưng có thể khắc phục, đoàn thẩm định ghi rõ nội dung cần sửa chữa trong biên bản; thời hạn khắc phục không quá 30 ngày. Sau khi cơ sở gửi báo cáo khắc phục, đoàn thẩm định đánh giá lại trong thời hạn 05 ngày làm việc. Trường hợp không đạt, cơ sở không được hoạt động cho đến khi được cấp Giấy chứng nhận.

V. Thời Hạn Giấy Chứng Nhận Và Phí Thẩm Định

Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm có hiệu lực trong thời hạn 03 năm. Trước 06 tháng tính đến ngày Giấy chứng nhận hết hạn, nếu tiếp tục sản xuất, kinh doanh, cơ sở phải nộp hồ sơ đề nghị cấp lại. Hồ sơ và trình tự cấp lại về cơ bản được thực hiện tương tự thủ tục cấp mới.

Đối với thủ tục thuộc phạm vi quản lý của Bộ Y tế và Bộ Công Thương, mức phí thẩm định cơ sở đang được giảm còn 50% mức quy định tại Thông tư số 67/2021/TT-BTC trong thời gian từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026. Mức phí trên là phí thẩm định nhà nước, chưa bao gồm chi phí khám sức khỏe, cải tạo cơ sở, xét nghiệm nước hoặc các chi phí chuẩn bị hồ sơ khác. Đối với cơ sở thuộc lĩnh vực nông nghiệp, mức phí cần được xác định theo biểu phí chuyên ngành tương ứng.

VI. Những Lưu Ý Để Hồ Sơ Không Bị Kéo Dài

Trước khi nộp hồ sơ thủ tục cấp giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, cơ sở nên kiểm tra kỹ: ngành nghề trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã phù hợp với hoạt động thực tế; tên cơ sở, địa chỉ và người đại diện trên các giấy tờ có thống nhất; khu vực chế biến đã được sắp xếp hợp lý, hạn chế nhiễm chéo; có đầy đủ hợp đồng, hóa đơn hoặc chứng từ chứng minh nguồn gốc nguyên liệu; giấy khám sức khỏe còn hiệu lực và đúng đối tượng; danh sách người trực tiếp chế biến thống nhất với hồ sơ tập huấn; trang thiết bị và điều kiện thực tế đúng với bản thuyết minh đã nộp.

Cơ sở không nên chỉ hoàn thiện điều kiện vào thời điểm đoàn thẩm định đến kiểm tra. Các điều kiện bảo đảm an toàn thực phẩm phải được duy trì thường xuyên trong suốt quá trình hoạt động; trường hợp không còn đáp ứng điều kiện, Giấy chứng nhận đã cấp có thể bị thu hồi.

VII. Kết Luận

Thủ tục cấp giấy chứng nhận an toàn thực phẩm không chỉ là việc chuẩn bị một bộ hồ sơ hành chính. Yếu tố quyết định là cơ sở phải đáp ứng điều kiện thực tế về mặt bằng, trang thiết bị, quy trình chế biến, nguồn nguyên liệu và người trực tiếp sản xuất, kinh doanh.

Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền, chuẩn bị hồ sơ thống nhất với hiện trạng và chủ động khắc phục các điều kiện chưa phù hợp sẽ giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc không đạt khi đoàn thẩm định kiểm tra.

Tác giả: Nguyễn Thị Hồng Duyên

Liên hệ ngay với Công ty Luật TNHH New & New:

Tổng đài tư vấn: 090.180.6668

Email: info@newlawfirm.com.vn

Địa chỉ: 195 Nguyễn Hồng Đào, Phường Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh

Website: https://newlawfirm.com.vn