Quy định mới về hồ sơ, thủ tục đăng ký lao động từ 2026

Cập nhật quy định mới về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký lao động theo Nghị định 318/2025, thời điểm áp dụng và đối tượng phải thực hiện.

I. Cơ sở pháp lý và mục tiêu của Nghị định 318/2025/NĐ-CP

Chính phủ đã ban hành Nghị định 318/2025/NĐ-CP ngày 12/12/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Việc làm số 74/2025/QH15 về đăng ký lao động và hệ thống thông tin thị trường lao động.

Nghị định gồm 4 chương, 25 điều, tập trung vào các nội dung chính:

• Quy định về thông tin đăng ký lao động và cơ sở dữ liệu về người lao động.

• Quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục, nơi đăng ký lao động.

• Quy định về tiếp nhận, quản lý, khai thác, kết nối, chia sẻ, sử dụng cơ sở dữ liệu về người lao động theo khoản 6 Điều 17 Luật Việc làm 2025.

• Quy định về hệ thống thông tin thị trường lao động, thông tin thị trường lao động theo khoản 3 Điều 19 và khoản 3 Điều 20 Luật Việc làm 2025.

Việc ban hành Nghị định 318/2025/NĐ-CP nhằm hoàn thiện khung pháp lý, chuẩn hóa công tác quản lý, khai thác dữ liệu về người lao động, đồng thời làm nền tảng cho chuyển đổi số trong lĩnh vực việc làm và an sinh xã hội.

II. Đối tượng phải thực hiện đăng ký lao động

Nghị định 318/2025/NĐ-CP quy định 03 nhóm đối tượng được đăng ký lao động như sau:

1. Người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc
   Theo khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, đây là nhóm người lao động làm việc theo hợp đồng, có quan hệ lao động và thuộc diện phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

2. Người lao động đang có việc làm nhưng không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc
   Bao gồm những người đang làm việc, có thu nhập nhưng không nằm trong nhóm phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định (ví dụ một số trường hợp làm việc không theo hợp đồng, làm việc linh hoạt…).

3. Người thất nghiệp
   Là người không có việc làm, đang tìm kiếm việc làm và sẵn sàng làm việc.

Lưu ý:

• Cán bộ, công chức, viên chức, lực lượng vũ trang nhân dân không thực hiện đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động theo Nghị định này.

• Người lao động tự kê khai hồ sơ, chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của thông tin.

• Người sử dụng lao động có trách nhiệm thu thập, kê khai, cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin về người lao động khi tuyển dụng, thay đổi hoặc chấm dứt quan hệ lao động.

III. Nội dung thông tin đăng ký lao động theo quy định mới

Thông tin đăng ký lao động của người lao động gồm nhiều nhóm, được chuẩn hóa và số hóa, cụ thể:

1. Thông tin cơ bản của người lao động

   • Họ, chữ đệm và tên khai sinh.

   • Số định danh cá nhân.

   • Ngày, tháng, năm sinh.

   • Giới tính.

   • Dân tộc.

   • Nơi ở hiện tại (nơi thường trú hoặc nơi tạm trú).

2. Nhóm thông tin về học vấn, trình độ và chứng chỉ

   • Trình độ giáo dục phổ thông cao nhất đạt được.

   • Thông tin về cấp trình độ, lĩnh vực đào tạo của giáo dục nghề nghiệp, giáo dục đại học.

   • Thông tin về chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đã đạt được.

   • Các chứng chỉ khác có liên quan.

3. Nhóm thông tin về việc làm và nhu cầu việc làm

   • Thông tin về việc làm đang làm: chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc.

   • Thông tin về người sử dụng lao động:

     • Tên người sử dụng lao động;

     • Mã số;

     • Loại hình;

     • Địa chỉ trụ sở chính;

     • Ngành kinh tế.

   • Thông tin về tình trạng thất nghiệp (nếu có): thời gian thất nghiệp, lý do thất nghiệp.

   • Thông tin về nhu cầu việc làm: nghề nghiệp mong muốn, loại hợp đồng, mức lương và chế độ phúc lợi, nơi làm việc kỳ vọng.

4. Nhóm thông tin về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp

   • Tình trạng tham gia đóng: mã số bảo hiểm xã hội, loại hình, loại bảo hiểm xã hội.

   • Tình trạng hưởng chế độ: loại chế độ, thời gian hưởng.

5. Nhóm thông tin về đặc điểm, đặc thù

   • Thông tin về người khuyết tật.

   • Thông tin về người thuộc hộ nghèo, hộ cận nghèo, hộ có đất thu hồi.

   • Thông tin về thân nhân của người có công với cách mạng.

   • Thông tin về người hoàn thành nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ tham gia Công an nhân dân.

Các nhóm thông tin này được thu thập, quản lý tập trung, phục vụ công tác quản lý nhà nước về việc làm, bảo hiểm, an sinh xã hội và dự báo thị trường lao động.

IV. Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký lao động

1. Nhóm người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc

a) Hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký lao động là Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội theo khoản 1 Điều 27 Luật số 41/2024/QH15, trong đó bổ sung các thông tin theo điểm a, b khoản 3 Điều 4 Nghị định 318/2025/NĐ-CP (các thông tin về trình độ, việc làm…).

Bảo hiểm xã hội Việt Nam có trách nhiệm ban hành mẫu Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội phù hợp với yêu cầu quản lý.

b) Trình tự, thủ tục thực hiện

• Người lao động cung cấp thông tin theo Tờ khai cho người sử dụng lao động và chịu trách nhiệm về tính chính xác.

• Người sử dụng lao động thực hiện đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động cho người lao động khi nộp hồ sơ đăng ký, điều chỉnh tham gia bảo hiểm xã hội theo Luật Bảo hiểm xã hội và văn bản hướng dẫn.

• Sau khi được cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận, xử lý, thông tin đăng ký lao động được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về người lao động.

Như vậy, đối với nhóm này, việc thực hiện thủ tục liên quan hồ sơ bảo hiểm xã hội và thủ tục liên quan đến đăng ký lao động được thực hiện đồng thời, trên cùng bộ hồ sơ, giúp hạn chế chồng chéo và tiết kiệm thời gian.

2. Nhóm người lao động đang có việc làm không thuộc bảo hiểm xã hội bắt buộc, và người thất nghiệp

a) Hồ sơ đăng ký

• Hồ sơ đăng ký lao động là Tờ khai điện tử theo mẫu ban hành kèm theo Nghị định 318/2025/NĐ-CP.

• Hình thức đăng ký lao động: thực hiện trực tuyến.

b) Trình tự, thủ tục thực hiện

• Người lao động truy cập Sàn giao dịch việc làm quốc gia tại địa chỉ: https://www.vieclam.gov.vn
  hoặc sử dụng ứng dụng định danh điện tử VNeID, chọn mục “đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động” và điền đầy đủ thông tin vào Tờ khai điện tử.

• Hệ thống đăng ký lao động tiếp nhận, xử lý và trả kết quả đăng ký thành công ngay sau khi người lao động hoàn thành Tờ khai.

  • Nếu đăng ký không thành công, hệ thống phản hồi lý do để người lao động biết và hoàn thiện.

• Thông tin đăng ký lao động sẽ được cập nhật, đồng bộ vào cơ sở dữ liệu về người lao động.

c) Trường hợp có nhu cầu tìm việc làm

Nếu người lao động có nhu cầu tìm kiếm việc làm, có thể:

• Đăng ký trực tiếp tại Tổ chức dịch vụ việc làm công; hoặc

• Đăng ký trực tuyến qua Sàn giao dịch việc làm quốc gia; hoặc

• Đăng ký qua ứng dụng VNeID,

theo biểu mẫu quy định tại Nghị định của Chính phủ về dịch vụ việc làm.

V. Thời điểm áp dụng và mốc triển khai theo lộ trình

Nghị định 318/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026, nhưng việc áp dụng các thủ tục đăng ký lao động được quy định theo lộ trình từng nhóm đối tượng, cụ thể:

1. Từ ngày 01/01/2026

   • Nghị định bắt đầu có hiệu lực, là cơ sở pháp lý chung cho việc xây dựng, vận hành hệ thống đăng ký lao động và cơ sở dữ liệu về người lao động.

2. Từ ngày 01/7/2026

   • Bắt đầu thực hiện hồ sơ, trình tự đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

3. Từ ngày 01/01/2027

   • Bắt đầu thực hiện hồ sơ, trình tự đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đối với:

     • Người lao động đang có việc làm không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm bắt buộc;

     • Người thất nghiệp.

Việc triển khai theo lộ trình giúp các cơ quan, đơn vị và người lao động có thời gian chuẩn bị hạ tầng, nhân sự và làm quen với hình thức đăng ký mới, nhất là hình thức số hóa, trực tuyến qua các nền tảng như Sàn giao dịch việc làm quốc gia và ứng dụng VNeID.

VI. Câu hỏi thường gặp về quy định mới

1. Những ai phải đăng ký lao động theo Nghị định 318/2025/NĐ-CP?
Gồm 3 nhóm:

• Người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc;

• Người lao động đang có việc làm nhưng không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc;

• Người thất nghiệp, đang tìm kiếm việc làm và sẵn sàng làm việc.
  Cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang nhân dân không thuộc đối tượng thực hiện thủ tục này.

2. Đăng ký lao động thực hiện ở đâu và bằng hình thức nào?

• Đối với người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc: thông qua người sử dụng lao động, gắn với hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội.

• Đối với người lao động không thuộc diện bảo hiểm xã hội bắt buộc và người thất nghiệp: đăng ký trực tuyến trên Sàn giao dịch việc làm quốc gia hoặc ứng dụng VNeID theo Tờ khai điện tử.

3. Đăng ký lao động có gắn với dữ liệu bảo hiểm xã hội hay không?
Có. Thông tin đăng ký sẽ được đồng bộ, kết nối vào cơ sở dữ liệu về người lao động và cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, phục vụ công tác quản lý, giải quyết chế độ và tư vấn, kết nối việc làm.

CÔNG TY LUẬT TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NEW & NEW

Địa chỉ trụ sở chính: 195 Nguyễn Hồng Đào, Phường Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.

Tổng đài tư vấn: 090.180.6668 hoặc 078.78.56789

Email: info@newlawfirm.com.vn

Website:https://newlawfirm.com.vn/