Doanh nghiệp phải xóa dữ liệu cá nhân của người lao động khi nghỉ việc từ 01/01/2026

Doanh nghiệp phải xóa dữ liệu cá nhân của người lao động khi nghỉ việc từ 01/01/2026

I. Căn cứ pháp lý về dữ liệu cá nhân người lao động

Từ ngày 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 chính thức có hiệu lực. Đây là đạo luật đầu tiên điều chỉnh riêng về bảo vệ dữ liệu cá nhân, trong đó có dữ liệu cá nhân người lao động trong suốt quá trình tuyển dụng, quản lý và chấm dứt hợp đồng lao động.

Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 quy định cụ thể trách nhiệm của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc thu thập, lưu trữ, sử dụng và xóa dữ liệu cá nhân người lao động.

II. Trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng lao động

Trong giai đoạn tuyển dụng, tổ chức, cá nhân tuyển dụng phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

1. Chỉ yêu cầu thông tin phục vụ cho mục đích tuyển dụng

   • Chỉ được yêu cầu ứng viên cung cấp những thông tin cần thiết, phù hợp mục đích tuyển dụng và quy định pháp luật.

   • Thông tin thu thập được chỉ được dùng cho tuyển dụng hoặc mục đích khác nếu có thỏa thuận hợp pháp với người dự tuyển.

2. Xử lý thông tin theo đúng quy định và phải có sự đồng ý của ứng viên

   • Việc xử lý dữ liệu cá nhân người lao động trong giai đoạn dự tuyển phải có sự đồng ý rõ ràng của ứng viên.

3. Xóa, hủy dữ liệu khi không tuyển dụng

   • Trường hợp không tuyển dụng, doanh nghiệp phải xóa hoặc hủy thông tin đã cung cấp của người dự tuyển, trừ khi có thỏa thuận khác với họ.

   • Quy định này nhằm tránh việc lưu giữ kéo dài hoặc sử dụng sai mục đích dữ liệu cá nhân người lao động đã nộp khi ứng tuyển.

III. Doanh nghiệp phải xóa dữ liệu cá nhân người lao động khi nghỉ việc

Trong quá trình quản lý, sử dụng người lao động, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 yêu cầu:

1. Tuân thủ đồng thời nhiều luật liên quan

   • Doanh nghiệp phải tuân thủ:

     • Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025;

     • Pháp luật về lao động, việc làm;

     • Pháp luật về dữ liệu và các quy định có liên quan.

2. Thời hạn lưu trữ dữ liệu cá nhân người lao động

   • Dữ liệu cá nhân người lao động chỉ được lưu trữ trong:

     • Thời hạn do pháp luật chuyên ngành quy định; hoặc

     • Thời hạn theo thỏa thuận hợp pháp giữa doanh nghiệp và người lao động.

3. Bắt buộc xóa dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng lao động

   • Khi người lao động nghỉ việc / chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp phải xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân người lao động,

   • Trừ các trường hợp:

     • Có thỏa thuận khác với người lao động; hoặc

     • Pháp luật có quy định riêng cho phép tiếp tục lưu trữ (ví dụ phục vụ lưu trữ hồ sơ theo thời hạn luật chuyên ngành).

Như vậy, từ 01/01/2026, nguyên tắc chung là: khi quan hệ lao động chấm dứt, dữ liệu cá nhân người lao động không được phép lưu giữ tùy tiện, mà phải xóa/hủy, trừ khi có căn cứ pháp luật hoặc thỏa thuận rõ ràng.

IV. Xử lý dữ liệu cá nhân bằng biện pháp công nghệ, kỹ thuật

Luật cũng điều chỉnh việc áp dụng công nghệ, kỹ thuật trong quản lý dữ liệu cá nhân người lao động, như hệ thống chấm công, camera, phần mềm quản trị nhân sự, theo các yêu cầu sau:

1. Biện pháp công nghệ phải minh bạch và phù hợp pháp luật

   • Chỉ được dùng các biện pháp công nghệ, kỹ thuật phù hợp quy định pháp luật, bảo đảm quyền và lợi ích của chủ thể dữ liệu.

   • Người lao động phải được biết rõ về biện pháp công nghệ, cách thức thu thập và xử lý dữ liệu.

2. Không được sử dụng dữ liệu thu thập trái pháp luật

   • Nghiêm cấm việc xử lý, sử dụng dữ liệu cá nhân người lao động thu thập bằng những biện pháp công nghệ, kỹ thuật trái quy định.

V. Quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu cá nhân là người lao động

Theo Điều 4 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, người lao động – với tư cách là chủ thể dữ liệu – có các quyền sau:

1. Quyền đối với dữ liệu cá nhân

   • Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;

   • Đồng ý hoặc không đồng ý, yêu cầu rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân;

   • Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu;

   • Yêu cầu cung cấp, xóa, hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân;

   • Gửi yêu cầu phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân;

   • Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu quyền lợi bị xâm phạm;

   • Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền, tổ chức, cá nhân liên quan áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân người lao động.

2. Nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu cá nhân

   • Tự bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình;

   • Tôn trọng và bảo vệ dữ liệu cá nhân của người khác;

   • Cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật hoặc theo hợp đồng;

   • Chấp hành pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, tham gia phòng, chống xâm phạm dữ liệu.

3. Nguyên tắc khi thực hiện quyền và nghĩa vụ

   • Phải nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của chính mình;

   • Không gây khó khăn, cản trở việc thực hiện quyền, nghĩa vụ pháp lý của bên kiểm soát, xử lý dữ liệu;

   • Không xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của Nhà nước, tổ chức, cá nhân khác.

4. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

   • Có trách nhiệm tạo điều kiện, không được gây khó khăn khi người lao động thực hiện quyền đối với dữ liệu cá nhân người lao động;

   • Khi nhận được yêu cầu hợp lệ, phải xử lý trong thời hạn luật định.

VI. Hiệu lực và chuyển tiếp

• Các quy định về xóa, hủy dữ liệu cá nhân người lao động khi chấm dứt hợp đồng có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

• Đối với các hoạt động xử lý dữ liệu đã được người lao động đồng ý hoặc theo thỏa thuận theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP trước ngày 01/01/2026 thì được tiếp tục thực hiện, không phải xin lại sự đồng ý, trừ khi pháp luật mới có quy định khác.

CÔNG TY LUẬT TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NEW & NEW

Địa chỉ trụ sở chính: 195 Nguyễn Hồng Đào, Phường Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.

Tổng đài tư vấn: 090.180.6668 hoặc 078.78.56789

Email: info@newlawfirm.com.vn

Website:https://newlawfirm.com.vn/