Chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động giấy và hợp đồng lao động điện tử từ 01/01/2026

Từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp và người lao động chính thức có khung pháp lý riêng về hợp đồng lao động điện tử, bao gồm cả quy định chuyển đổi giữa hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Dưới đây là nội dung tóm lược, hệ thống lại đầy đủ theo hướng dễ tra cứu.

I. Căn cứ pháp lý về hợp đồng lao động điện tử

Ngày 24/12/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

Một số căn cứ pháp lý chính liên quan đến hợp đồng lao động điện tử:

• Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử;

• Luật Giao dịch điện tử 2023 (quy định về chuyển đổi giữa bản giấy và thông điệp dữ liệu);

• Các quy định liên quan về lao động, định danh – xác thực điện tử, chữ ký số, bảo vệ dữ liệu cá nhân, lưu trữ.

Nghị định 337/2025/NĐ-CP làm rõ: hợp đồng lao động vẫn có thể được giao kết bằng văn bản giấy hoặc bằng thông điệp dữ liệu; trường hợp là hợp đồng lao động điện tử thì phải đáp ứng điều kiện về định danh, chữ ký số, dấu thời gian và nguyên tắc giao dịch điện tử.

II. Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử từ 01/01/2026

Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, để giao kết hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp và người lao động phải đáp ứng các điều kiện sau:

1. Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân

Cá nhân (người lao động hoặc người sử dụng lao động là cá nhân) cần có giấy tờ tùy thân hợp lệ, gồm một trong các loại sau:

• Thẻ căn cước công dân; hoặc

• Thẻ căn cước; hoặc

• Căn cước điện tử; hoặc

• Giấy chứng nhận căn cước; hoặc

• Tài khoản định danh điện tử mức độ 2; hoặc

• Hộ chiếu còn thời hạn;

• Thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực (đối với cá nhân là người nước ngoài).

Đây là cơ sở để định danh, xác thực chủ thể tham gia giao kết hợp đồng lao động điện tử.

2. Đối với người sử dụng lao động là tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình

Người sử dụng lao động là tổ chức phải có các giấy tờ sau:

• Quyết định thành lập hoặc quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức; hoặc

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; hoặc

• Giấy chứng nhận đầu tư; hoặc

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;

Kèm theo đó là giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật (hoặc người đại diện hợp pháp) tương tự danh mục giấy tờ nêu tại mục 1 (căn cước, hộ chiếu, tài khoản định danh điện tử mức độ 2,…).

3. Yêu cầu về chữ ký số và dấu thời gian

Khi giao kết hợp đồng lao động điện tử, các bên phải:

• Có chữ ký số hợp lệ theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử;

• Sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian (timestamp) để ghi nhận thời điểm ký kết và bảo đảm tính toàn vẹn thông điệp dữ liệu.

Đây là điều kiện bắt buộc để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy.

III. Quy định chuyển đổi giữa hợp đồng lao động giấy và hợp đồng lao động điện tử

Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định cụ thể việc chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử.

1. Chuyển từ hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng lao động điện tử

Việc chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ:

• Quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 về chuyển đổi từ bản giấy sang thông điệp dữ liệu;

• Đồng thời đáp ứng các yêu cầu sau:

Thứ nhất, chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản (các bên trong hợp đồng) phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

Thứ hai, hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải:

• Được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động;

• Chữ ký số này xác nhận tính chính xác, đầy đủ của nội dung hợp đồng điện tử so với bản gốc trên giấy;

• Người ký số chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi;

• Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID (mã nhận dạng) để phục vụ tra cứu, quản lý.

2. Chuyển từ hợp đồng lao động điện tử sang hợp đồng lao động giấy

Việc chuyển từ hợp đồng lao động điện tử sang hợp đồng giấy được thực hiện theo:

• Khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 về chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy;

Nội dung in ra phải thể hiện đầy đủ, chính xác nội dung hợp đồng điện tử và đáp ứng điều kiện pháp luật về giao dịch điện tử để được công nhận giá trị như bản gốc.

3. Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động sau khi chuyển đổi

Nghị định 337/2025/NĐ-CP khẳng định:

• Hợp đồng lao động được chuyển đổi (dù từ giấy sang điện tử hay từ điện tử sang giấy) có giá trị như bản gốc nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều này giúp doanh nghiệp và người lao động yên tâm khi:

• Lưu trữ bản điện tử thay cho bản giấy; hoặc

• In lại bản giấy từ hợp đồng lao động điện tử để xuất trình khi cần nhưng vẫn đảm bảo giá trị pháp lý.

IV. Nguyên tắc chung khi giao kết hợp đồng lao động điện tử

Khi giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử, các bên phải tuân thủ nguyên tắc chung tại Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP:

1. Tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật liên quan

Việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải:

• Tuân thủ pháp luật về lao động;

• Tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử;

• Tuân thủ pháp luật về an toàn thông tin mạng;

• Tuân thủ pháp luật về dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân;

• Tuân thủ quy định về lưu trữ, thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu;

• Đồng thời tuân thủ các quy định chi tiết tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

2. Hình thức gửi và nhận hợp đồng lao động điện tử

• Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu;

• Việc truyền gửi thực hiện thông qua phương tiện điện tử phù hợp (hệ thống phần mềm hợp đồng, email, nền tảng quản trị nhân sự điện tử…) theo thỏa thuận của các bên.

Như vậy, hợp đồng không chỉ tồn tại trên hệ thống của doanh nghiệp mà người lao động cũng phải được cung cấp bản điện tử hợp lệ để lưu giữ.

3. Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử

Nghị định 337/2025/NĐ-CP nêu rõ chủ trương:

• Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong:

  • Quản trị nhân sự nội bộ;

  • Giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.

Điều này nhằm đẩy mạnh số hóa hồ sơ lao động, giảm giấy tờ, thuận lợi cho lưu trữ, tra cứu và kết nối dữ liệu với cơ quan nhà nước khi cần thiết.

V. Kết luận

Từ ngày 01/01/2026, hợp đồng lao động điện tử được điều chỉnh bởi Nghị định 337/2025/NĐ-CP với các nội dung trọng tâm:

• Xác lập điều kiện rõ ràng để giao kết hợp đồng lao động điện tử (định danh, xác thực, chữ ký số, dấu thời gian);

• Quy định chi tiết về chuyển đổi giữa hợp đồng lao động giấy và hợp đồng lao động điện tử, bảo đảm giá trị pháp lý như bản gốc nếu đáp ứng đủ điều kiện;

• Đặt ra các nguyên tắc chung về tuân thủ pháp luật, bảo vệ dữ liệu, an toàn thông tin và khuyến khích số hóa trong quản trị nhân sự.

Doanh nghiệp và người lao động cần nắm chắc các quy định này để tổ chức việc ký kết, lưu trữ và chuyển đổi hợp đồng lao động phù hợp, đúng pháp luật, hạn chế rủi ro tranh chấp trong quá trình sử dụng hợp đồng lao động điện tử.

CÔNG TY LUẬT TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NEW & NEW

Địa chỉ trụ sở chính: 195 Nguyễn Hồng Đào, Phường Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.

Tổng đài tư vấn: 090.180.6668 hoặc 078.78.56789

Email: info@newlawfirm.com.vn

Website:https://newlawfirm.com.vn/