Chứng thực chữ ký người dịch là cộng tác viên UBND cấp xã từ 01/11/2025

Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch là cộng tác viên dịch thuật của UBND cấp xã từ 01/11/2025: trình tự, hồ sơ, thời hạn, phí và căn cứ pháp lý.

I. Căn cứ pháp lý và thời điểm áp dụng

Ngày 31/10/2025, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quyết định 3152/QĐ-BTP công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung, bị bãi bỏ trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp.

Tại mục 4 Phần II Quyết định 3152/QĐ-BTP năm 2025 có quy định cụ thể về chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch là cộng tác viên dịch thuật của Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng, áp dụng từ 01/11/2025.

Thủ tục này được thực hiện trên cơ sở các văn bản pháp luật sau:

• Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP;

• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

• Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP;

• Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.

II. Đối tượng, phạm vi áp dụng thủ tục chứng thực chữ ký người dịch

Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch được áp dụng trong các trường hợp:

• Người dịch là cộng tác viên dịch thuật của Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc người dịch tại tổ chức hành nghề công chứng;

• Người dân có nhu cầu sử dụng bản dịch giấy tờ, văn bản kèm chứng thực chữ ký người dịch để giao dịch, hồ sơ hành chính, hồ sơ du học, lao động… theo quy định.

Thông tin cơ bản về thủ tục:

• Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân;

• Cơ quan thực hiện:

  • Ủy ban nhân dân cấp xã;

  • Tổ chức hành nghề công chứng;

• Kết quả: Giấy tờ, văn bản được chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch.

III. Trình tự thực hiện chứng thực chữ ký người dịch

1. Bước 1: Người yêu cầu xuất trình giấy tờ

Người yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch phải xuất trình các giấy tờ phục vụ cho việc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định. Đồng thời nộp bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

2. Bước 2: Kiểm tra giấy tờ và điều kiện được chứng thực

Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ) có trách nhiệm:

• Kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu chứng thực xuất trình;

• Đối chiếu với quy định về các trường hợp giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch;

• Nếu hồ sơ đủ giấy tờ theo quy định và giấy tờ, văn bản cần dịch không thuộc trường hợp bị hạn chế, thì chuyển sang bước chứng thực.

3. Bước 3: Thực hiện chứng thực chữ ký người dịch

Khi thực hiện chứng thực chữ ký người dịch, người thực hiện chứng thực phải tuân thủ các yêu cầu sau:

• Đối chiếu chữ ký của người dịch trên bản dịch với chữ ký mẫu đã được đăng ký;

• Trường hợp nghi ngờ chữ ký trên bản dịch so với chữ ký mẫu, phải yêu cầu người dịch ký trước mặt người thực hiện chứng thực;

• Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký người dịch theo mẫu quy định;

• Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực;

• Ghi vào sổ chứng thực theo dõi theo quy định.

Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 trang trở lên:

• Từng trang phải được đánh số thứ tự;

• Mỗi trang phải có chữ ký của người dịch và người thực hiện chứng thực;

• Số lượng trang, tờ và lời chứng được ghi tại trang cuối của bản dịch hoặc trang liền sau trang cuối bản dịch;

• Trường hợp giấy tờ, văn bản có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

4. Không yêu cầu xuất trình bản chính khi đã có trên VNeID

Người thực hiện chứng thực không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên ứng dụng VNeID khi:

• Người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID;

• Cơ quan thực hiện chứng thực truy cập, kiểm tra được thông tin trên hệ thống.

5. Khai thác cơ sở dữ liệu, không yêu cầu thêm giấy tờ khi đã tra cứu

Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ:

• Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư;

• Hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật;

thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm:

• Thực hiện việc khai thác thông tin, giấy tờ từ các cơ sở dữ liệu này;

• Không yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác.

Quy định này góp phần đơn giản hóa thủ tục, tạo thuận lợi cho người dân khi thực hiện chứng thực chữ ký người dịch.

IV. Cách thức, thời hạn và phí chứng thực chữ ký người dịch

1. Cách thức thực hiện

Người dân nộp hồ sơ trực tiếp tại:

• Ủy ban nhân dân cấp xã; hoặc

• Tổ chức hành nghề công chứng.

Hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo hình thức trực tiếp, trên cơ sở đối chiếu chữ ký và hồ sơ gốc.

2. Thời hạn giải quyết

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch được quy định như sau:

• Thực hiện ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu;

• Trường hợp tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ hoặc do tính chất hồ sơ mà không thể giải quyết ngay, thì có thể thực hiện trong ngày làm việc tiếp theo hoặc kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực;

• Nếu trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo thỏa thuận, người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn, trong đó ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

3. Mức phí chứng thực

• Phí chứng thực chữ ký người dịch: 10.000 đồng/trường hợp.

Mức phí này được thực hiện theo quy định tại Thông tư 226/2016/TT-BTC về phí chứng thực.

V. Thành phần hồ sơ và kết quả thủ tục

1. Thành phần hồ sơ

Hồ sơ đề nghị chứng thực chữ ký người dịch gồm:

• Bản dịch;

• Giấy tờ, văn bản cần dịch.

Không quy định bắt buộc phải có mẫu đơn, mẫu tờ khai riêng đối với thủ tục này.

2. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính

Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nhận được:

• Giấy tờ, văn bản được chứng thực chữ ký người dịch, trong đó có:

  • Chữ ký người dịch;

  • Lời chứng của người thực hiện chứng thực;

  • Chữ ký, con dấu của cơ quan/tổ chức chứng thực.

VI. Các trường hợp giấy tờ không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch

Khi thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch, có một số loại giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực, bao gồm:

1. Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

2. Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.

3. Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.

4. Giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

5. Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trừ các loại sau:

   • Hộ chiếu;

   • Thẻ căn cước;

   • Thẻ cư trú;

   • Giấy phép lái xe;

   • Bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ.

Các trường hợp này nếu nộp vào hồ sơ chứng thực chữ ký người dịch sẽ bị từ chối theo đúng quy định pháp luật.

VII. Căn cứ pháp lý của thủ tục chứng thực chữ ký người dịch

Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch là cộng tác viên dịch thuật của UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện trên cơ sở các văn bản sau:

• Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP;

• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

• Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn chi tiết một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP;

• Thông tư 226/2016/TT-BTC về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực;

• Quyết định 3152/QĐ-BTP ngày 31/10/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, có hiệu lực thi hành từ 01/11/2025.

Câu hỏi thường gặp về chứng thực chữ ký người dịch

1. Từ 01/11/2025, chứng thực chữ ký người dịch là cộng tác viên dịch thuật được thực hiện ở đâu?
Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện tại:

• Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có cộng tác viên dịch thuật; hoặc

• Tổ chức hành nghề công chứng theo quy định tại Quyết định 3152/QĐ-BTP và các nghị định, thông tư liên quan.

2. Thời hạn giải quyết yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch là bao lâu?
Thời hạn giải quyết thông thường là ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu. Nếu tiếp nhận sau 15 giờ hoặc theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực, việc trả kết quả có thể được thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo hoặc theo thời gian đã ghi rõ trong phiếu hẹn.

3. Có bắt buộc xuất trình bản chính giấy tờ khi đã tích hợp thông tin trên VNeID không?
Trường hợp thông tin, giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID và người yêu cầu chứng thực xuất trình thông tin tương ứng trên VNeID, người thực hiện chứng thực không yêu cầu nộp hoặc xuất trình bản chính, bản sao các giấy tờ đó.

CÔNG TY LUẬT TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NEW & NEW

Địa chỉ trụ sở chính: 195 Nguyễn Hồng Đào, Phường Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.

Tổng đài tư vấn: 090.180.6668 hoặc 078.78.56789

Email: info@newlawfirm.com.vn

Website:https://newlawfirm.com.vn/