Chính thức chấp nhận văn bản công chứng điện tử trong thủ tục đất đai

Hiệp Hội Công Chứng Viên Việt Nam ban hành Công văn 07/HHCCVN ngày 10/01/2026 về việc triển khai nộp văn bản công chứng điện tử khi thực hiện thủ tục hành chính về đất đai. Nội dung Công văn đề nghị Hội công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên tại các địa phương phối hợp triển khai, đồng thời hướng dẫn người dân, tổ chức, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đất đai theo các phương thức được Luật Đất đai 2024 ghi nhận.

I. Công văn 07/HHCCVN và việc triển khai nộp hồ sơ công chứng trên môi trường điện tử

Theo Công văn 07/HHCCVN, Hiệp hội thông tin và đề nghị các đơn vị trong hệ thống công chứng tại địa phương triển khai một số nội dung trọng tâm:

1. Đối tượng được đề nghị triển khai

Công văn hướng tới việc triển khai đồng bộ trong hệ thống, bao gồm:

• Hội công chứng viên tại các tỉnh, thành phố;

• Tổ chức hành nghề công chứng;

• Công chứng viên thuộc các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn.

2. Các hình thức thực hiện thủ tục hành chính về đất đai

Công văn nêu rõ việc thông tin, hướng dẫn người dân, tổ chức, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục hành chính về đất đai theo các hình thức:

• Trực tiếp;

• Qua hệ thống bưu chính;

• Trên môi trường điện tử theo quy định của Luật Đất đai 2024.

Trong đó, người yêu cầu đăng ký đất đai có thể nộp hồ sơ (bao gồm cả văn bản công chứng điện tử) trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh để thực hiện các thủ tục liên quan đến đất đai và tài sản gắn liền với đất.

3. Nhóm thủ tục đất đai được nhắc đến trong Công văn

Công văn đề cập việc nộp hồ sơ trên cổng dịch vụ công để thực hiện các thủ tục theo quy định, bao gồm:

• Đăng ký đất đai;

• Đăng ký tài sản gắn liền với đất;

• Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Việc triển khai này được đặt trong bối cảnh quy định tại Nghị định 151/2025/NĐ-CP của Chính phủ về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp, phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực đất đai.

II. Quy định về văn bản công chứng điện tử theo Điều 47 Nghị định 104/2025/NĐ-CP

Cơ sở pháp lý về văn bản công chứng điện tử được thể hiện tại Điều 47 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, trong mối liên hệ với Luật Công chứng 2024 và pháp luật về giao dịch điện tử. Các nội dung chính gồm:

1. Hình thức tạo lập và phạm vi được coi là văn bản công chứng điện tử

Điều 47 xác định:

• Văn bản công chứng điện tử được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến, theo quy định tại Luật Công chứng 2024, Nghị định 104/2025/NĐ-CP và pháp luật về giao dịch điện tử.

• Văn bản công chứng giấy được chuyển đổi thành văn bản điện tử theo quy định của Luật Công chứng 2024 và pháp luật về giao dịch điện tử, có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng, cũng được coi là văn bản công chứng điện tử.

2. Yêu cầu tham chiếu và kiểm tra tính xác thực

Điều 47 quy định văn bản công chứng điện tử phải có QR-Code hoặc đường link hoặc mã số hoặc hình thức ký hiệu riêng khác để thực hiện việc tham chiếu, kiểm tra tính xác thực.

3. Ký số của các chủ thể tham gia giao dịch

Việc ký số của người tham gia giao dịch, người làm chứng, người phiên dịch vào văn bản công chứng điện tử được thực hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp người có thẩm quyền đã đăng ký chữ ký mẫu theo quy định tại khoản 2 Điều 50 Luật Công chứng 2024.

4. Đánh số trang

Việc đánh số trang của văn bản công chứng điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 51 Luật Công chứng 2024.

5. Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng điện tử

Việc sửa lỗi kỹ thuật được thực hiện bằng cách lập trang văn bản có chứa nội dung sửa lỗi kỹ thuật, có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng. Văn bản sửa lỗi kỹ thuật:

• Phải được đính kèm với văn bản công chứng điện tử; và

• Phải xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu.

6. Sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch đã công chứng điện tử

Điều 47 nêu việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch được công chứng điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 53 Luật Công chứng 2024. Văn bản sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch:

• Phải được đính kèm với văn bản công chứng điện tử; và

• Phải xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu.

III. Nộp hồ sơ đất đai có kèm văn bản công chứng điện tử trên Cổng dịch vụ công

Theo định hướng tại Công văn 07/HHCCVN, người yêu cầu đăng ký đất đai có thể nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp, qua bưu chính hoặc trên môi trường điện tử; trong đó hồ sơ nộp trên cổng dịch vụ công có thể bao gồm văn bản công chứng điện tử. Việc nộp hồ sơ được nhắc đến gắn với các thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất và cấp Giấy chứng nhận theo quy định hiện hành trong lĩnh vực đất đai.

Trong trường hợp văn bản giao dịch đã được công chứng dưới dạng điện tử theo Điều 47 Nghị định 104/2025/NĐ-CP (hoặc được chuyển đổi từ văn bản công chứng giấy sang dạng điện tử có chữ ký số hợp lệ), hồ sơ có thể sử dụng văn bản công chứng điện tử để phục vụ việc thực hiện thủ tục hành chính về đất đai theo phạm vi Công văn triển khai.

CÔNG TY LUẬT TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NEW & NEW

Địa chỉ trụ sở chính: 195 Nguyễn Hồng Đào, Phường Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.

Tổng đài tư vấn: 090.180.6668 hoặc 078.78.56789

Email: info@newlawfirm.com.vn

Website:https://newlawfirm.com.vn/